मेलबॉक्स स्टेशन को व्यवस्थित करें
मेल हर दिन आता है, लेकिन अधिकांश घर इसे साप्ताहिक रूप से संसाधित करते हैं, जिससे लिफाफे के ढेर काउंटरों, डाइनिंग टेबल और किचन आइलैंड पर हफ्तों तक पड़े रहते हैं। इसका परिणाम न केवल दृश्य अव्यवस्था है, बल्कि छूटे हुए बिल, खोए हुए निमंत्रण और यह अहसास है कि कुछ महत्वपूर्ण स्टैक में कहीं दबा हुआ है। एक कार्यात्मक मेलबॉक्स स्टेशन इसे एक नामित लैंडिंग ज़ोन बनाकर हल करता है जहाँ मेल आपके घर में प्रवेश करते ही छाँटा जाता है, जिससे कागज घर की हर क्षैतिज सतह पर फैलने से बचता है। सबसे अच्छे मेलबॉक्स स्टेशन काम करते हैं क्योंकि वे निर्णयों को शून्य तक कम कर देते हैं। हर मेल के जाने के लिए ठीक एक जगह होती है, और वह जगह दिखाई देती है, पहुँच योग्य होती है, और जहाँ भी आप अपनी चाबियाँ गिराते हैं, वहाँ से पहुँच के भीतर होती है। यह विस्तृत आयोजन प्रणालियों को खरीदने के बारे में नहीं है। यह एक वर्कफ़्लो बनाने के बारे में है जो आपके घर से गुजरने के तरीके से मेल खाता है, सरल घटकों का उपयोग करके जो इच्छाशक्ति की आवश्यकता के बिना अच्छी आदतों को मजबूर करते हैं।
- अपना प्राकृतिक ड्रॉप ज़ोन खोजें. वह जगह चुनें जहाँ आप दरवाजे से चलते समय स्वाभाविक रूप से चीजें गिराते हैं। यह आमतौर पर आपके प्राथमिक प्रवेश द्वार से छह फीट के भीतर होता है, जहां चाबियां और बैग गिरते हैं। स्थान को सॉर्टर माउंट करने के लिए एक ऊर्ध्वाधर सतह और नीचे फर्श की जगह की आवश्यकता होती है। इसे औपचारिक प्रवेश द्वार में रखने से बचें जिसका आप शायद ही कभी उपयोग करते हैं या कहीं भी जिसे आपके सामान्य यातायात पैटर्न से एक चक्कर की आवश्यकता होती है।
- सुरक्षित रूप से माउंट और स्तर करें. आरामदायक ऊंचाई पर एक तीन-स्लॉट मेल सॉर्टर माउंट करें, आमतौर पर फर्श से 48 से 54 इंच ऊपर। ठोस बैकिंग का पता लगाने के लिए स्टड फाइंडर का उपयोग करें, या ड्राईवॉल के लिए उपयुक्त वॉल एंकर का उपयोग करें। सॉर्टर समतल और इतना सुरक्षित होना चाहिए कि बिना झुके एक सप्ताह के मेल को रख सके। इसे इस तरह रखें कि सभी तीन स्लॉट आसानी से दिखाई दें और बिना पहुंचे उपलब्ध हों।
- सभी तीन स्लॉट को लेबल करें. स्लॉट को स्पष्ट रूप से लेबल करें: एक्शन, फ़ाइल, और रीसायकल। एक्शन में वह सब कुछ होता है जिसके लिए दो सप्ताह के भीतर प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। फ़ाइल में वे विवरण, रसीदें और दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें आपको रखने की आवश्यकता होती है लेकिन तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता नहीं होती है। रीसायकल बाकी सब कुछ के लिए है। लेबल मेकर या स्पष्ट धारकों में हस्तलिखित कार्ड का उपयोग करें। लेबल हाथ की दूरी से पढ़ने के लिए काफी बड़े होने चाहिए।
- एक रीसाइक्लिंग रिसेप्टेकल जोड़ें. सॉर्टर के ठीक नीचे, आसानी से पहुँच में एक छोटा रीसाइक्लिंग बिन या टोकरी रखें। इसमें दो सप्ताह के जंक मेल को बिना ओवरफ्लो हुए रखना चाहिए। बिन इतना आकर्षक होना चाहिए कि वह आपके प्रवेश द्वार में स्थायी रूप से रह सके, और इतना हल्का कि घर का कोई भी व्यक्ति उसे भरने पर कर्ब तक ले जा सके। रसोई शैली के बिन की तुलना में एक साधारण तार या विकर टोकरी बेहतर काम करती है।
- अपने उपकरण पास में रखें. पेन और लेटर ओपनर के लिए सॉर्टर के बगल में एक छोटा चिपकने वाला हुक या कप होल्डर संलग्न करें। इन उपकरणों को स्थायी रूप से स्टेशन पर रहने की आवश्यकता है। लेटर ओपनर इतना तेज होना चाहिए कि लिफाफे को एक ही पास में साफ-सुथरा काट सके। एक अतिरिक्त पेन पास की दराज में रखें क्योंकि पेन गायब हो जाते हैं, और एक गुम पेन पूरे सिस्टम को दिनों तक रोक देगा।
- मेल तुरंत छाँटें. मेल को अंदर लाते ही तुरंत छाँट लें, अपनी चाबियां नीचे रखने से पहले। रीसाइक्लिंग बिन के ऊपर प्रत्येक लिफाफे को खोलें, केवल आवश्यक सामग्री रखें। जंक मेल को खोले बिना सीधे रीसाइक्लिंग में डालें। बिल और समय-संवेदनशील वस्तुओं को एक्शन में, विवरण को फ़ाइल में, और कैटलॉग जिन्हें आप वास्तव में पढ़ते हैं उन्हें उपयुक्त स्लॉट में या सीधे रीसाइक्लिंग में रखें। इस प्रक्रिया में दो मिनट से अधिक नहीं लगना चाहिए।
- एक्शन आइटम को साप्ताहिक रूप से संसाधित करें. एक्शन स्लॉट को पूरी तरह से संसाधित करने के लिए हर हफ्ते एक दिन चुनें। बिलों का भुगतान करें, निमंत्रणों का जवाब दें, और किसी भी चीज को फॉलो-अप की आवश्यकता हो उसे संभालें। उन वस्तुओं को फ़ाइल या रीसाइक्लिंग में ले जाएँ जिन पर आपने कार्रवाई की है। यदि कोई चीज़ एक्शन में दो सप्ताह से अधिक समय से बिना निपटाए है, तो उसे या तो तुरंत निपटाना होगा या वह वास्तव में महत्वपूर्ण नहीं थी। इस समीक्षा के दौरान रीसाइक्लिंग बिन खाली करें।
- दस्तावेजों को फ़ाइल और संग्रहित करें. महीने में एक बार, फ़ाइल स्लॉट के माध्यम से छाँटें और दस्तावेज़ों को उनके स्थायी भंडारण स्थान पर ले जाएँ। कर दस्तावेज़ों को अपने वार्षिक कर फ़ोल्डर में फ़ाइल करें, भुगतान किए गए बिल की पुष्टि को उपयुक्त फाइलिंग कैबिनेट या बाइंडर में ले जाएँ, और किसी भी चीज़ को स्कैन करें जिसका आप भंडारण से पहले डिजिटल बैकअप चाहते हैं। अपनी प्रतिधारण आवश्यकताओं से पुरानी किसी भी चीज़ को हटा दें। फ़ाइल स्लॉट को इतना खाली रखें कि नई वस्तुएँ बिना भीड़ के फिट हो सकें।