एक मजबूत होम फाइलिंग सिस्टम कैसे बनाएं
कागजी कार्रवाई आपके मानसिक बैंडविड्थ पर एक मूक कर है। अधिकांश घर अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने में विफल रहते हैं क्योंकि वे आने वाले मेल और महत्वपूर्ण दस्तावेजों को अस्थायी अव्यवस्था के बजाय एक संसाधन के रूप में मानते हैं जिसके लिए एक प्रबंधित बुनियादी ढांचे की आवश्यकता होती है। एक अच्छी प्रणाली पूरी तरह से रंग-कोडित टैब के बारे में नहीं है; यह हर कागज के लिए एक समर्पित 'घर' बनाने के बारे में है ताकि जब आपको टैक्स फॉर्म या वारंटी की आवश्यकता हो, तो आप दराजों में न ढूंढें। एक कार्यात्मक प्रणाली बनाने का मतलब है 'इनबॉक्स' से 'फाइल' या 'श्रेडेड' तक कागजों को संसाधित करने वाली एक पाइपलाइन बनाना। जब यह अच्छी तरह से किया जाता है, तो आपकी भौतिक फाइलें एक डिजिटल डेटाबेस की तरह खोजने योग्य हो जाती हैं। आप उन चीजों को खरीदना बंद कर देंगे जो आपके पास पहले से हैं और यूटिलिटी स्टेटमेंट छूटने की चिंता करना बंद कर देंगे क्योंकि कार्यप्रवाह छंटाई आपके लिए संभालता है।
- पहले अपना हार्डवेयर चुनें. एक समर्पित फाइलिंग कैबिनेट या एक पोर्टेबल, फायर-रेसिस्टेंट फाइल बॉक्स चुनें। सुनिश्चित करें कि यह आपके वर्तमान पेपर की मात्रा के साथ-साथ वृद्धि के लिए 20% जगह को समायोजित करने के लिए पर्याप्त बड़ा है।
- अपने चार बकेट डिज़ाइन करें. अपने दस्तावेजों को चार मुख्य बकेट में समूहित करें: वित्तीय, चिकित्सा, घरेलू/संपत्ति, और महत्वपूर्ण रिकॉर्ड। इनके भीतर, टैक्स, बीमा, वारंटी और स्वास्थ्य रिकॉर्ड जैसी चीजों के लिए उप-फ़ोल्डर बनाएं।
- सब कुछ स्पष्ट रूप से लेबल करें. अपनी प्राथमिक श्रेणियों के लिए हैंगिंग फ़ोल्डर और विशिष्ट उप-दस्तावेजों के लिए मैनिला आंतरिक फ़ोल्डर का उपयोग करें। स्थायी मार्कर या लेबल मेकर के साथ प्रत्येक टैब को स्पष्ट रूप से लेबल करें।
- अपना एक्शन पाइपलाइन बनाएं. अगले सप्ताह के भीतर प्रतिक्रिया, भुगतान या हस्ताक्षर की आवश्यकता वाली किसी भी वस्तु को रखने के लिए 'टू एक्शन' लेबल वाले सबसे आगे वाले हैंगिंग फ़ोल्डर को नामित करें।
- अपने पेपर माउंटेन को छाँटें. ढीले कागजों के अपने ढेर को सीधे नामित फ़ोल्डरों में छाँटें। यदि कोई दस्तावेज किसी श्रेणी में फिट नहीं बैठता है, तो उसे 'बाद में छाँटें' ढेर में रखें और मुख्य फाइलें व्यवस्थित हो जाने के बाद उसे फिर से देखें।
- अपने साप्ताहिक कार्यप्रवाह का स्वामित्व लें. अपने 'आने वाले मेल' बिंदु के रूप में रसोई में एक समर्पित ट्रे या फ़ोल्डर निर्दिष्ट करें। इस बिंदु से कागजों को सप्ताह में एक बार फाइलिंग सिस्टम में ले जाएं, जंक मेल को तुरंत खारिज करें।