整理一个邮件站
每天都有邮件送达，但大多数家庭每周才处理一次，导致数周的信封堆积在台面、餐桌和厨房岛台上。其结果不仅仅是视觉上的杂乱，还有漏掉账单、丢失邀请函，以及一种挥之不去的感觉，即某件重要的事情就埋在堆里。一个功能齐全的邮件站可以解决这个问题，它创建一个指定的落地区域，邮件一进入家门就会在那里进行分类，防止纸张迁移到家里的每一个水平表面。 最佳的邮件站之所以有效，是因为它们将决策减少到零。每一封邮件都有明确的去向，这个地方就在您放下钥匙的地方可见、可及、且触手可及。这不是关于购买复杂的整理系统。这是关于创建一个符合您在家中实际移动方式的工作流程，使用简单的组件来强制养成良好习惯，而无需意志力。
- 找到您的自然放置区. 选择您进门时自然放下物品的地点。这通常在你主要入口的六英尺以内，靠近钥匙和包的放置处。该位置需要一个垂直表面来安装分类器，下方有地板空间放置一个小垃圾桶。避免将其放置在你很少使用的正式入口处，或任何需要绕远路才能到达的地方。
- 牢固地安装和调平. 将一个三槽邮件分类器安装在舒适的高度，通常离地面48到54英寸。使用墙体探测器找到实心支撑，或为石膏板使用合适的墙壁锚栓。分类器应水平且足够牢固，能够容纳一周的邮件而不下垂。将其放置在所有三个槽都易于看到且无需伸手即可触及的位置。
- 标记所有三个槽. 清晰地标记槽：待处理（Action）、存档（File）和回收（Recycle）。“待处理”存放任何需要两周内回复的项目。“存档”存放您需要保留但无需立即处理的账单、收据和文件。“回收”用于其他所有物品。使用标签机或带有清晰支架的手写卡片。标签应足够大，以便在手臂长度处阅读。
- 添加一个回收容器. 在分类器正下方放置一个小型回收箱或篮子，使其易于取用。这个箱子应该能容纳至少两周的垃圾邮件而不会溢出。垃圾箱需要足够美观，可以永久放置在您的入口处，并且足够轻便，以便家庭中的任何人都可以将其带到路边。一个简单的金属丝或柳条篮子比厨房风格的垃圾箱效果更好。
- 就近放置您的工具. 在分类器旁边安装一个小的粘性挂钩或杯架，用于放笔和拆信刀。这些工具需要永久地放在站点。拆信刀应该足够锋利，能够一次性干净地切开信封。在附近的抽屉里放一支备用笔，因为笔会消失，而一支失踪的笔会让整个系统中断数天。
- 立即分类邮件. 带邮件进门后立即分类，然后才放下钥匙。在回收箱上方打开每个信封，只保留必要的内容。直接将垃圾邮件扔进回收箱，无需打开。将账单和时效性项目放入“待处理”，账单放入“存档”，您实际阅读的目录放入相应的槽中，或直接放入回收箱。此过程应少于两分钟。
- 每周处理待处理项. 每周选择一天，彻底处理“待处理”槽。支付账单，回复邀请，并处理任何需要跟进的事项。将已处理的项目移至“存档”或“回收”。如果某项在“待处理”槽中超过两周仍未处理，要么需要立即处理，要么它实际上并不重要。在此次审查期间清空回收箱。
- 归档和保管文件. 每月一次，整理“存档”槽，并将文件移至其永久存放位置。将税务文件放入您的年度税务文件夹，将已支付账单的确认单移至相应的文件夹或活页夹，并在存储之前扫描任何您想要数字备份的文件。清除任何超过您的保留期限的项目。保持“存档”槽足够空，以便新项目能够放入而不会拥挤。