घर के नवीनीकरण के दौरान चेंज ऑर्डर को कैसे संभालें
चेंज ऑर्डर घर के नवीनीकरण के अदृश्य बजट किलर होते हैं, वह जगह जहाँ हैंडशेक समझौते बिलिंग विवादों में बदल जाते हैं और छोटे समायोजन परियोजना की देरी में बदल जाते हैं। चेंज ऑर्डर मूल अनुबंध के दायरे में कोई भी संशोधन होता है, चाहे वह मानक नल को रेनफॉल शॉवरहेड से बदलना हो, खिड़की को तीन फीट बाईं ओर ले जाना हो, या सड़े हुए joists को खोजना हो जिसे बदलने की आवश्यकता है। अच्छी तरह से संभाले गए चेंज ऑर्डर और खराब तरीके से संभाले गए चेंज ऑर्डर के बीच का अंतर अक्सर यह निर्धारित करता है कि आपकी परियोजना बजट और समय पर पूरी होती है या संघर्ष और लागत में वृद्धि होती है। यांत्रिकी सीधे हैं लेकिन आवश्यक अनुशासन नहीं है। हस्ताक्षरित अनुबंध से हर विचलन को किसी भी कील को अलग तरह से चलाने से पहले दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है। इसका मतलब है लिखित विवरण, सामग्री विनिर्देश, श्रम लागत, समय-सीमा समायोजन, और दोनों पक्षों के हस्ताक्षर। जो ठेकेदार इस प्रक्रिया का विरोध करते हैं वे लाल झंडे लहरा रहे हैं। लक्ष्य अपने आप में नौकरशाही नहीं है, बल्कि एक स्पष्ट रिकॉर्ड बनाना है जो नवीनीकरण विवादों की महामारी को रोकता है जो "लेकिन मुझे लगा कि आपका मतलब" वाक्यांश के साथ शुरू होते हैं। चेंज ऑर्डर को उसी कठोरता से संभालें जो आपने मूल अनुबंध पर लागू की थी और आप बिना किसी नाटक या वित्तीय आश्चर्य के अपरिहार्य परियोजना समायोजनों से गुजरेंगे।
- काम शुरू होने से पहले बदलावों का दस्तावेजीकरण करें. जिस क्षण आप या आपके ठेकेदार मूल दायरे में किसी भी बदलाव की पहचान करते हैं, आगे बढ़ने से पहले रुकें और उसका दस्तावेजीकरण करें। इसमें उन्नयन, संशोधन, अप्रत्याशित स्थितियाँ, या डिज़ाइन समायोजन शामिल हैं। स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या बदल रहा है, यह क्यों बदल रहा है, और मूल योजना में क्या निर्दिष्ट था। उन बदलावों के लिए भी इस दस्तावेज़ीकरण पर जोर दें जो छोटे लगते हैं या जिन्हें ठेकेदार अनौपचारिक रूप से संभाला जा सकता है।
- हर लागत का विवरण दें. ठेकेदार से परिवर्तन से संबंधित सामग्री, श्रम, और किसी भी उपठेकेदार शुल्क के लिए विशिष्ट लागत प्रदान करने की आवश्यकता है। मूल्य निर्धारण पंक्ति-आइटम विवरण तक टूट जाना चाहिए, न कि एकल बड़ी राशि। यदि परिवर्तन में पहले से खरीदी गई किसी चीज़ को हटाना शामिल है, तो स्पष्ट करें कि क्या आपको क्रेडिट मिलेगा। श्रम शुल्क और मार्कअप प्रतिशत में स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए मूल अनुबंध दरों के मुकाबले मूल्य निर्धारण की तुलना करें।
- डाउनस्ट्रीम शेड्यूल प्रभावों का नक्शा बनाएं. निर्धारित करें कि परिवर्तन परियोजना अनुसूची और बाद के काम के क्रम को कैसे प्रभावित करता है। कुछ परिवर्तन पूर्णता तिथियों को धकेलते हैं क्योंकि उन्हें अतिरिक्त व्यापार, लीड समय वाली विशेष सामग्री, या परमिट संशोधनों की आवश्यकता होती है। अन्य वास्तव में अनुसूची को तेज कर सकते हैं। समय-सीमा प्रभाव और यह अन्य अनुसूचित उपठेकेदारों या सामग्री वितरण को कैसे प्रभावित करता है, इसके ठेकेदार के लिखित मूल्यांकन प्राप्त करें।
- एक अनुबंध की तरह बातचीत करें. पूर्णता के लिए लिखित चेंज ऑर्डर की जांच करें, यह जांचते हुए कि इसमें विवरण, मूल्य निर्धारण, समय-सीमा, भुगतान की शर्तें, और मूल अनुबंध संख्या का संदर्भ शामिल है। किसी भी अस्पष्ट चीज़ पर सवाल उठाएं या जो शामिल काम के अनुपातहीन लगता है। यदि मूल्य निर्धारण बढ़ा-चढ़ाकर लगता है, समय-सीमा का प्रभाव अत्यधिक है, या दायरे का विवरण अस्पष्ट है तो बातचीत करें। यह एक अनुबंध संशोधन है और उसी ध्यान का हकदार है जो आपने मूल समझौते को दिया था।
- भुगतान की शर्तों को लॉक करें. स्पष्ट करें कि चेंज ऑर्डर के लिए भुगतान कब देय है और क्या यह मूल अनुबंध के समान ड्रॉ शेड्यूल का पालन करता है या अलग शर्तों की आवश्यकता है। कुछ ठेकेदार चेंज ऑर्डर का पूरा भुगतान अग्रिम रूप से करने की उम्मीद करते हैं, अन्य उन्हें अगले निर्धारित भुगतान में जोड़ते हैं, और कुछ अलग चालान बनाते हैं। सुनिश्चित करें कि हस्ताक्षर करने से पहले भुगतान दृष्टिकोण चेंज ऑर्डर दस्तावेज़ में स्पष्ट रूप से बताया गया है और आप इसके साथ सहज हैं।
- हर संशोधन को केंद्रीय रूप से ट्रैक करें. एक स्प्रेडशीट या दस्तावेज़ बनाएं जो तिथि, विवरण, मूल अनुमान, स्वीकृत लागत, भुगतान की स्थिति, और पूर्णता स्थिति के कॉलम के साथ प्रत्येक चेंज ऑर्डर को ट्रैक करता है। प्रत्येक चेंज ऑर्डर पर हस्ताक्षर होने पर इस लॉग को तुरंत अपडेट करें और काम पूरा होने और भुगतान होने पर फिर से अपडेट करें। यह चालू रिकॉर्ड कुल परियोजना लागत को ट्रैक करने, नकदी प्रवाह का प्रबंधन करने, और क्या सहमति हुई थी बनाम क्या वितरित किया गया था, के बारे में परियोजना के अंत के किसी भी विवाद को हल करने के लिए आवश्यक हो जाता है।
- जांचें कि काम दायरे से मेल खाता है. जब चेंज ऑर्डर का काम पूरा हो जाए, तो भुगतान को अधिकृत करने से पहले उसकी तस्वीरें लें और लिखित दायरे के मुकाबले उसका निरीक्षण करें। सत्यापित करें कि सामग्री विनिर्देशों से मेल खाती है, कारीगरी मानकों को पूरा करती है, और मूल काम के किसी भी पहलू को संशोधित किया जाना था, वह वास्तव में पूरा हो गया है। इस सत्यापन के बाद ही अपने लॉग में चेंज ऑर्डर को पूरा चिह्नित करें, और सुधार की आवश्यकता वाली किसी भी कमी को नोट करें।
- अंतिम भुगतान से पहले सब कुछ का मिलान करें. अंतिम भुगतान से पहले, सभी चालान और ठेकेदार के अंतिम बिल के मुकाबले अपने चेंज ऑर्डर लॉग की समीक्षा करें। सत्यापित करें कि हस्ताक्षरित प्रत्येक चेंज ऑर्डर का हिसाब दिया गया है, कि बिलिंग में कुछ भी अनधिकृत दिखाई नहीं देता है, और सभी चेंज ऑर्डर का काम संतोषजनक ढंग से पूरा हो गया था। यह मिलान अक्सर बिलिंग विसंगतियों को प्रकट करता है जिन्हें अंतिम भुगतान जारी होने के बाद की तुलना में पहले हल करना बहुत आसान होता है।